Avesta Whiskysällskap – Personuppgifter
(senast uppdaterad 2018-08-16)
Den nya europeiska personuppgiftsförordningen, även benämnd GDPR, blev 2018-05-25 gällande lag i Sverige under namnet Dataskyddsförordningen.
Avesta Whiskysällskap (AWS) hanterar personuppgifter från sina medlemmar.
Ändamål och rättslig grund
AWS hanterar de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna utföra de aktiviteter för medlemmarna som medlemskapet omfattar. Medlemskapet ses som ett avtal med AWS för möjligheten att delta i av AWS anordnade aktiviteter.
Det går inte att vara medlem i AWS, eller vara gäst till medlem i AWS, utan att personuppgifter lämnas till AWS.
Vilka personuppgifter som behandlas
Uppgifterna som behandlas är den information som behövs för att kunna hantera information till och från våra medlemmar samt hantera de aktiviteter som planeras och genomförs.
Kontaktuppgifter:
De uppgifter som hanteras för kontakt och korrespondens med medlemmarna är,
- Namn
- Postadress
- E-postadress
- Telefonnummer
- Medlemsnummer
Aktivitetsuppgifter:
De uppgifter som kan hanteras för planering och genomförande av aktiviteter är,
- Namn
- Medlemsnummer
- Födelseår (för de fall researrangör kräver den informationen)
- Passnummer (för de fall researrangör kräver den informationen)
- Att medlem, eller medlems gäst, är anmäld för deltagande i specifik aktivitet
- Att medlem eller medlems gäst, har betalat för deltagande i specifik aktivitet
Hur personuppgifter samlas in
Kontaktuppgifter samlas in från respektive medlem i samband med att denne blir medlem i AWS.
AWS hämtar inte in några uppgifter från SPAR eller andra typer av register.
Medlem ombeds att informera AWS om någon kontaktuppgift har förändrats så att uppgifterna kan hållas uppdaterade och korrekta. Detta meddelas till info@aws.nu
Uppgifter noteras för respektive aktivitet, i huvudsak i formen av en anmälningslista.
Där noteras vid anmälan till aktiviteten namn och medlemsnummer från kontaktinformationen samt aktivitetsspecifik information som anger om man är anmäld, om man beställt mat och liknande.
Information om betalning noteras i listan när betalning inkommit.
I samband med att medlem anmäler gäst till en av AWS arrangerad aktivitet så samlas även personuppgifter in för respektive gäst, vilket inhämtas från den medlem som anmäler gästen.
Var personuppgifter behandlas
Personuppgifterna inhämtas och registreras i
- medlemsregister
- ekonomisystem
- e-posttjänst
- aktivitetsspecifika listor (om medlem anmäler sig).
Tillgång till dessa uppgifter har hela eller delar av AWS styrelse.
Medlemsregistret hanteras av AWS sekreterare
Ekonomisystemet hanteras av AWS kassör
E-posttjänsten hanteras av AWS sekreterare
Aktivitetsspecifika listor hanteras av, för respektive aktivitet, av styrelsen utsedd styrelseledamot
Hur länge personuppgifter lagras
Personuppgifter för medlem lagras så länge som medlemskapet är gällande. Personuppgifter tas bort ut e-posttjänst och medlemsregister löpande medan uppgifter i ekonomisystemet tas bort i samband med byte av verksamhetsår.
Hur personuppgifter används
Kontaktinformationen används för att upprätthålla AWS medlemsregister. Utifrån den informationen sänds information till medlemmarna om AWS och dess aktiviteter. Informationen förmedlas i huvudsak via e-post men även vanlig post förekommer. Vid specifika tillfällen och behov kan kontakt tas med medlem även via telefon. Vissa uppgifter delas också med andra, se nedan.
Hur personuppgifter delas med olika parter
Internt inom AWS
AWS styrelse har tillgång till personuppgifterna.
Information om medlemmars namn och medlemsnummer ingår emellanåt i information som riktas till de grupper av medlemmar som deltar i samma aktivitet där AWS styrelse bedömt att det finns en fördel att deltagarna känner till vilka övriga medlemmar som deltar, exempelvis för möjlighet till samåkning eller liknande.
Externa parter
Tidningsprenumeration:
Personuppgifter i form av medlems namn och postadress lämnas vidare till tidningen Allt om Whisky, och deras prenumerationsservicepartner Titeldata, för hanteringen av AWS medlemsprenumerationer.
E-posttjänst:
Personuppgifter i form av medlems namn, medlemsnummer samt e-postadress registreras i en e-posttjänst.
E-posttjänsten används för att administrera utskick till medlemmarna via e-post.
Researrangörer:
För de aktiviteter där AWS planerar och genomför resor.
Frågor
Vid frågor om hur AWS hanterar personuppgifter kontaktas AWS sekreterare, alternativt att frågeställningen skickas till info@aws.nu